Medewerker Front-office en onderwijsadministratie (m/v)
vacature 16-01
De Universiteit voor Humanistiek (UvH) in Utrecht is een onafhankelijke, levensbeschouwelijke universiteit die zich laat inspireren door het humanistisch gedachtegoed. Onderzoek en onderwijs richten zich op eigentijdse vragen rondom zingeving, levensbeschouwing en de inrichting van een humane samenleving. De UvH verzorgt een brede multidisciplinaire bacheloropleiding, een driejarige master Humanistiek en een eenjarige master Zorgethiek en Beleid; daarnaast is er een Graduate School voor PhD studenten. In deze kleinschalige instelling (ca. 550 studenten, 60 PhD’s en 90 medewerkers) zijn wetenschappelijke vernieuwing, inhoudelijke inspiratie en onderlinge betrokkenheid belangrijke waarden.
Ten behoeve van de ondersteunende afdeling zijn wij per 1 juli 2016 op zoek naar een:
Een tijdelijke arbeidsovereenkomst conform CAO Nederlandse Universiteiten voor de duur van een jaar, met een proeftijd van 2 maanden. Bij goed functioneren is er uitzicht op verlenging van een jaar.
Indiensttreding per 1 juli 2016.
De Universiteit voor Humanistiek (UvH) in Utrecht is een onafhankelijke, levensbeschouwelijke universiteit die zich laat inspireren door het humanistisch gedachtegoed. Onderzoek en onderwijs richten zich op eigentijdse vragen rondom zingeving, levensbeschouwing en de inrichting van een humane samenleving. De UvH verzorgt een brede multidisciplinaire bacheloropleiding, een driejarige master Humanistiek en een eenjarige master Zorgethiek en Beleid; daarnaast is er een Graduate School voor PhD studenten. In deze kleinschalige instelling (ca. 550 studenten, 60 PhD’s en 90 medewerkers) zijn wetenschappelijke vernieuwing, inhoudelijke inspiratie en onderlinge betrokkenheid belangrijke waarden.
Ten behoeve van de ondersteunende afdeling zijn wij per 1 juli 2016 op zoek naar een:
Medewerker Front-office en onderwijsadministratie (m/v)
taakomvang van 38 uur per week (1 fte)
De medewerker zal, onder leiding van de Directeur Diensten, werken op de onderwijsadministratie en de receptie. Bij pensionering van de huidige front-office medewerker in september 2017 zal de nieuwe medewerker haar coördinerende taken m.b.t. de receptie overnemen.
Werkzaamheden
- Gegevensverwerking: Afstemmen, verzamelen, controleren, corrigeren, invoeren en opslaan van gegevens in administratieve systemen (o.a. studentenvolgsysteem Progress, roostersoftware Iris, plagiaat software Ephorus); dossiervorming studenten en promovendi; updaten van BHV-map en telefoonlijsten; administreren en beheren van interne en externe ruimteverzoeken
- Onderwijsadministratie: Roosteren van onderwijsprogramma’s en lokalen; opstellen van onderwijs jaarkalender; webredactie van het onderwijsdeel van de website en intranet; bewerken en plaatsen onderwijsteksten op website en intranet
- Informatieverstrekking: fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, studenten en externen; verwelkomen en doorverwijzen van bezoekers; signalering van ongewenste personen; alarmeren en assisteren van Hoofd BHV bij noodsituaties
- Functioneel applicatiebeheer: Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van de onderwijs ICT-software
- Telefoon-, mail- en postafhandeling
- Beheer frontoffice: sleutels lesruimtes; audioapparatuur; gevonden voorwerpen; meldpunt (technische) problemen; voorraadbeheer, bestelling en uitgifte van kantoormateriaal en drukwerk
- Coördinatie: planning van en toezien op uitvoering werkzaamheden onderwijsadministratie (in samenspraak met de Onderwijscoördinator); met ingang van september 2017 planning van en toezien op uitvoering werkzaamheden van de receptie (in samenspraak met de Coördinator Facilitaire Zaken): roostering oproepkrachten receptie en controleren van hun declaraties; planning inzet BHV-ers bij activiteiten buiten kantoortijden; werving en selectie studentoproepkrachten
- Achtervang voor de andere medewerkers onderwijsadministratie en front-office
- Opleiding en diploma op minimaal MBO+ niveau in een administratieve richting
- Enkele jaren relevante werkervaring met zowel administratieve als receptiewerkzaamheden, bij voorkeur in een Hoger Onderwijs Instelling ervaring met het coördineren en plannen van werkzaamheden van anderen
- Ervaring in het werken met Office (Word, Excel, Outlook) en in staat om zich nieuwe software snel eigen te maken
- Bij voorkeur ervaring met het werken met een Sis (studie informatie systeem) en een CMS (content management systeem
- Ervaring met en inzicht in de relatie tussen diverse digitale administraties
- Goede communicatieve vaardigheid zowel schriftelijk als mondeling, in het Nederlands en het Engels
- Servicegericht en accuraat
- Zelfstandig qua werk/planning en resultaatgericht kunnen samenwerken
- Stressbestendig en flexibel
- Bereidheid tot het volgen van een BHV- en EHBO-cursus
Een tijdelijke arbeidsovereenkomst conform CAO Nederlandse Universiteiten voor de duur van een jaar, met een proeftijd van 2 maanden. Bij goed functioneren is er uitzicht op verlenging van een jaar.
Indiensttreding per 1 juli 2016.
NB: Gezien de piekbelasting in de onderwijsondersteuning in deze periode van het jaar, kan de nieuwe kracht geen vakantie opnemen van half augustus tot en met half oktober.
Salariëring volgens UFO indeling Medewerker front office 1 (schaal 7 minimaal € 2114,- tot maximaal € 2589,- bruto per maand bij volledige werktijd van 38 uur per week).
Meer informatie
Nadere informatie over de functie is via mail te verkrijgen bij de Directeur Diensten, Tonja van den Ende: tvde@uvh.nl
Uiterste sollicitatiedatum: zondag 8 mei 2016